TEMAS DEL CURSO ================ DATOS GENERALES =============== 1.1. Docente : JUAN CARLOS ARAUJO HERRERA. 1.7. Email : c_araujoherrera@yahoo.es UNIDAD I: ENTORNO Y MANIPULACIÓN DE DATOS CON MS EXCEL 2010 =========================================================== Objetivos: ---------- El participante al finalizar del curso será capaz de: 1. Reconoce el entorno de MS Excel. 2. Manipular las herramientas básicas en el entorno a Excel. 3. Ingresa datos correctamente y aplica formatos básicos. 4. Construye fórmulas básicas de Excel utilizando los diferentes tipos de operadores aritméticos. 5. Construye fórmulas en Excel utilizando los diferentes comandos de funciones de cálculo. 6. Emplear los diferentes métodos abreviados de teclado en Excel 2010. OBJETIVOS: --------- El alumno al terminar el curso estará en condiciones de: ------------------------------------------------------- * Administrar la información de los datos almacenados en una hoja de cálculo. * Crear fórmulas para manejar la información almacenada en forma eficiente. TEMA: MS-EXCEL-I Microsoft Excel-2010 | ==================== * Concepto: --------- Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corporación, Se trata de un software que ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos. permite realizar tareas de operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos contables y financieras gracias a sus aplicaciones para crear y trabajar con hojas de cálculo. 1)¿QUÉ ES EXCEL? Microsoft Excel2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca con las aplicaciones como (MS-WORD, MS-POWERPOINT o MS-ACCESS),lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos.Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o smartphone Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos. Nota: ---- El programa posee una interfaz intuitiva, con herramientas de calculos y graficos de muy facil uso. es uno de los programas mas populares para realizar hoja de calculo, como tambien esta aplicacion de excel se encuentra conformado por tres partes fundamentales las cuales son: I)LIBRO: ------ Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo, el cual también es conocido como libro, y a su vez incorpora tres hojas de cálculo y toda aplicacion de excel permite soportar más de 50 Libros abiertos y todos trabajando a la vez. Nota: ----- En la parte superior de la ventana de Excel puedes observar que de manera predeterminada se nombra a un nuevo archivo como Libro1. Ese nombre lo podrás cambiar después, pero debes recordar que un archivo de Excel también es conocido como un libro. II)HOJA DE CÁLCULO: --------------- Es un programa que permite efectuar operaciones aritméticas y funciones con datos y cada hoja a su vez están dispuestos en forma de tablas, dividida en múltiples celdas a su vez se encuentra conformado por filas y columnas, en una hoja de cálculo existen 16384 columnas (iniciando con la letra "A", terminando en la etiqueta "XFD") y las filas inician a partir del( # 1 hasta 1048576 filas).En algunos casos se pueden incluir gráficos que se corresponden a los resultados de las operaciones matemáticas. Nota: ----- Cuando usted observe la parte inferior izquierda de la ventana de Excel y notarás unas pestañas con los nombres Hoja1 / Hoja2 y Hoja3.Esto quiere decir que este libro tiene tres hojas. Después aprenderemos a eliminar alguna de ellas o agregar más hojas, solo recuerda que un libro puede estar formado por una o más hojas. III)CELDA: ------ En hojas de cálculos, una celda es un lugar único donde se puede introducir un dato en una hoja de cálculos. En general las celdas se representan de forma rectangular y esta conformada por la interseccion que existe entre una fila y una columna, se ubican por un número de fila y una letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).A demás una celda puede contener texto, números, fórmulas o instrucciones. Nota: ----- Toda celda mantiene un tamaño de estandar de (10.71 Pixcel y se puede modificar a un ancho máximo de 255 pixeles) * PASOS PARA INGRESAR AL PROGRAMA DE EXCEL2010: ============================================ => SINTAXIS: INICIALIZAR EXCEL: ----------------- BOTÓN / SELECC. OPCIÓN / SELECC. CARPETA / OPCIÓN INICIAR / TODOS LOS PROG./MICROSOFT OFFICE / MS-EXCEL BOTÓN / OPCIÓN / DIGITAR / BOTÓN INICIAR / EJECUTAR / EXCEL.EXE / ACEPTAR. PUNTOS Y ELEMENTOS DE LA VENTANA EN EXCEL: ------------------------------------------ TRABAJANDO CON EL LIBRO ======================= =>INCREMENTAR LIBRO: ------------------ SINTAXIS: -------- -> FICHA / OPCIÓN / SELECCIONAR / CLICK ARCHIVO/ NUEVO / LIBRO EN BLANCO/ EN CREAR =>CERRAR UN LIBRO: ---------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA / OPCIÓN ARCHIVO/ CERRAR =>INCREMENTAR HOJA DE CÁLCULO: ---------------------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO / OPCIÓN / SELECCIONAR INICIO / CELDAS/ INSERTAR/ HOJA DE CÁLCULO. =>ORDENAR LAS HOJAS DE CÁLCULO: ----------------------------- SINTAXIS: -------- -> SELCCIONAR /CLIC / MOVER HACIA LA LA HOJA / IZQUIERDO / NUEVA POSICIÓN =>ELIMINAR HOJA DE CÁLCULO: ------------------------- SINTAXIS: --------- -> FICHA /FRAGMENTO / OPCIÓN / SELECCIONAR INICIO/ CELDAS/ ELIMINAR/ HOJA DE CALCULO. =>CAMBIAR EL TÍTULO DE LA HOJA DE CÁLCULO: --------------------------------------- SINTAXIS: -------- -> SELCCIONAR /CLIC /OPCIÓN LA HOJA / DERECHO / CAMBIAR NOMBRE =>APLICAR COLOR DE ETIQUETA LA HOJA DE CALCULO: --------------------------------------------- SINTAXIS: -------- -> SELCCIONAR /CLIC /OPCIÓN LA HOJA / DERECHO / COLOR DE ETIQUETA =>GUARDAR UN LIBRO: ----------------- SINTAXIS: -------- ->FICHA / OPCION / SELECCIONAR /INGRESAR /CLICK EN EL ARCHIVO/ GUARDAR CÓMO / EL DESTINO / EL TÍTULO / BOTÓN CERRAR. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- FECHA: TEMA: EMPLEAR EL FORMATO DE LAS CELDAS: ================================ Antes de comenzar hay que diferenciar claramente los tres tipos de información que existen en una celda: 1.Contenido de celda: Es el dato de la celda y que como se ha visto puede ser un texto, un número o una fórmula. ------------------ 2.El formato de celda: Es la apariencia que se aplica al contenido de la celda. Existen diferentes categorías dentro del formato que son: ------------------- (Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger). 3.Dimensiones de la celda: Definidas por la altura de la fila y anchura de la columna. ----------------------- * Opciones de formato: ------------------- a) Las opciones para dar formato a las celdas, aparecen dentro de la opción Formato en el grupo de opciones Celdas dentro de la Ficha Inicio. b)Tambien al pulsar sobre la opción formato se despliega un menú dentro del cual encontramos la opción Formato de celdas. SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO / CLICK INICIO / FUENTE / SOBRE LA PESTAÑA. Nota: ----- Excel 2010 permite modificar la forma de visualizar los valores numéricos en la hoja de cálculo. Para ello se accede a la solapa Número, del cuadro de diálogo Formato de celdas. Como se observá al realizar los pasos junto s au profesor. Aparece una lista de categorías, de las cuales hay que seleccionar una de ellas. Una vez seleccionada, en la parte derecha se mostrará el formato de la celda seleccionada y debajo las opciones, en función de la categoría seleccionada, con las que dar el formato que se precise, apreciando en la zona Muestra el formato que va tomando el dato. PERSONALIZAR LA HOJA DE CÁLCULO ================================ =>APLICAR LOS BORDES DE CELDAS: ---------------------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO / CLICK EN LA FICHA INICIO / FUENTE / BORDES . =>APLICAR COLOR DE RELLENO DE CELDAS: ----------------------------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO / CLICK EN LA FICHA INICIO / FUENTE / RELLENO. =>INSERTAR FILAS: -------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO/ OPCIÓN / SELECCIONAR INICIO/CELDAS / INSERTAR / FILAS DE HOJA =>ELIMINAR FILAS: -------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA / FRAGMENTO / OPCIÓN / SELECCIONAR INICIO/ CELDAS / ELIMINAR/ ELIMI. FILAS DE HOJA =>INSERTAR COLUMNAS: ----------------- SINTAXIS: -------- ->FICHA / FRAGMENTO/ OPCIÓN / SELECCIONAR INICIO/ CELDAS /INSERTAR/ COLUMNAS DE HOJA. =>ELIMINAR COLUMNAS: ----------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO/ OPCIÓN /SELECCIONAR INICIO/ CELDAS/ ELIMINAR/ELIMI COLUM. DE HOJA. =>CAMBIAR EL ALTO DE FILAS: ------------------------ SINTAXIS: -------- -> FICHA / FRAGMENTO / OPCIÓN / SELECCIONAR INICIO / CELDAS / FORMATO / ALTO DE FILAS. =>CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS: ---------------------------- SINTAXIS: --------- ->FICHA /FRAGMENTO / OPCIÓN / SELECCIONAR INICIO/ CELDAS / FORMATO/ ANCHO DE COLUMNAS. =>EMPLEAR LA ALINEACIÓN DE CELDAS: ------------------------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO /SELCCIONAR INICIO / ALINEACIÓN / LAS OPCIONES. =>OCULTAR FILAS O COLUMNAS: ------------------------ *SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO / OPCIÓN / SELECCIONAR / OPCIÓN INICIO/ CELDAS / FORMATO/ OCULTAR Y MOSTRAR/OCULTAR COLUMNA =>MOSTRAR FILAS O COLUMNAS: ----------------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA /FRAGMENTO / OPCIÓN /SELECCIONAR /OPCIÓN INICIO / CELDAS / FORMATO/OCULTAR Y MOSTRAR /MOSTRAR FILA =>COMBINAR CELDAS: --------------- SINTAXIS: -------- -> FICHA / FRAGMENTO / CLICK / COMBINAR INICIO /ALINEACIÓN / BOTÓN / CELDAS. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- FECHA: TEMA: FORMULAS EN EXCEL ================= * CONCEPTO: -------- Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. El resultado será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso funciones, (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores) SINTAXIS: (=) O EL SIGNO ( + ) NOTA: ---- Microsoft Excel evalúa las operaciones en las fórmulas de izquierda a derecha. Comienza por el signo igual (=), realizando las operaciones según el orden específico de cada operador. Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y suma 5, resultando 30. Ejemplo: =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. Ejemolo: =(5+2)*3 Operadores de cálculo en las fórmulas ====================================== * CONCEPTO: --------- Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula, Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica y estan sujetas a reglas estrictas que deciden el orden en que se van acalcular. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y de referencia. * Constantes en las fórmulas: --------------------------- Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula,no es una contante Si utiliza las varibles que son las referencias de celdas (por ejemplo, =B2+C2+D2), en donde B2=30,C2=70 Y D2=110. * La barra de fórmulas: --------------------- Se utiliza para introducir o modificar los valores o las fórmulas de las celdas o los graficos. Muestara el valor constante o la fórmula almacenada en la celda activa. Para activar o desactivar la barra de fórmulas, haga clic en la ficha del menú Vista. TIPO DE OPERADORES ================== I ) OPERADORES ARITMETICOS MATEMÁTICOS: --------------------------------- OPERADOR SIGNIFICADO -------- ----------- ( + ) SUMA. ( - ) RESTA. ( / ) DIVISIÓN. ( * ) MULTIPLICACIÓN. ( % ) PORCENTAJE. ( ^ ) EXPONENCIACIÓN. II) OPERADORES DE COMPARACIÓN: ------------------------- [ VERDADERO O FALSO ] OPERADOR SIGNIFICADO --------- ------------ ( = ) IGUAL ( > ) MAYOR ( < ) MENOR ( >=) MAYOR IGUAL QUÉ ( <=) MENOR IGUAL QUÉ ( < >) DISTINTO. III) OPERADORES DE TEXTOS: --------------------- OPERADOR SIGNIFICADO --------- ----------- ( & ) UNIÓN O CONCATENAR ( " " ) EXPRESA Y SOSTIENE TEXTOS. IV) OPERADORES DE REFERENCIAS: ------------------------- OPERADOR SIGNIFICADO --------- ----------- ( , O ; ) INDICA LA OPERACION QUE DEBE APLICARSE ( : ) ESPECIFICA EL RANGO DE LA CELDA A OPERAR. FORMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR ====================================== * CONCEPTO: -------- Es curioso como Microsoft Excel presenta los valores de error en una celda. Es de las primeras cosas que llaman la atención al empezar a utilizar la hoja de cálculo. El error se produce cuando, no se puede calcular una fórmula correctamente o si una fórmula incluye la referencia de una celda que contiene un valor de error,ésta también devolverá un valor de error. Para encontrar la causa del error, posiblemente sea necesario rastrear las referencias anteriores en una serie de celdas, los valores de error comienzan con el signo "#". VALOR DE ERROR SIGNIFICADO --------------- --------------- 1) # ¡DIV/0! Se esta tratando de dividir entre un valor 0. 2) # N/A En tu fórmula o función hay algun valor que no está disponible. 3) # ¿NOMBRE? Usa un nombre de comando que Excel no reconoce. 4) # ¡NULO! Especifica una intersección inválida de una operación dos áreas o rangos. 5) # ¡NUM! Usa un número de manera incorrecta para la operacion de la fórmula. 6) # ¡REF! Hace referencia una celda que no es válida en una operación de la fórmula. 7) # ¡VALOR! Estas utilizando un operando o un argumento no valido, por ejemplo texto en vez de números. 8) # # # # # # No es un error, simplemente la columna no es lo suficientemente ancha para mostrar el dato,agrándala y desaparecerá. LOS COMANDOS DE FUNCIONES EN EXCEL ================================== * CONCEPTO: --------- Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos. 1) ¿Qué es una función? Un comando o función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. * Estructura de una función: -------------------------- La sintaxis de cualquier función es: =nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN) Esto es: -------- • Signo igual (=). • Nombre de la función. • Paréntesis de apertura. • Argumentos de la función separados por puntos y comas. • Paréntesis de cierre. TEMA: COMBINACIONES DE TECLAS ======================== Las combinaciones o métodos abreviados del teclado que comienzan con CTRL seguirán funcionando en Excel 2010. Por ejemplo, CTRL+C sigue copiando en el Portapapeles, y CTRL+V sigue pegando desde el Portapapeles.La mayoría de los métodos abreviados antiguos de ALT+ también seguirán funcionando, las teclas de función y otras teclas de método abreviado comunes en Microsoft Excel. Sin embargo, deberá saber los métodos abreviados completos de memoria es por ello que se presentará algunas combinaciones de teclas más utilizada y su respectiva acción: 01) Celda Abajo => FLECHA ABAJO 02) Celda Arriba => FLECHA ARRIBA 03) Celda Derecha => FLECHA DERECHA 04) Celda Izquierda => FLECHA IZQUIERDA 05) Pantalla Abajo => AVPAG 06) Pantalla Arriba => REPAG 07) scroll => Activa la barra de desplazamineto. lock 08) Num => Activa o desactiva el teclado numérico. lock 09)CTRL + C =>Copiar celda. 10)CTRL + X =>Cortar celda. 11)CTRL + V =>Pegar las celda accionada. 12)CTRL + Z =>Deshacer acciones cometidas en la celda. 13)CTRL + Y =>Rehacer acciones cometidas en la celda. 14)CTRL + "1 o !" =>Activa la ventana del Formato de celdas. 15)CTRL + SHIFT + "$ o 4" =>Aplica formato de moneda a la celda. 16)CTRL + SHIFT + "% o 5" =>Aplica formato de porcentaje a la celda. 17)CTRL + SHIFT + "^ o 6" =>Aplica formato borde a la celda. 18)CTRL + "( o 9" =>Permite ocultar una fila. 19)CTRL + SHIFT + "* o 8" =>Permite mostrar la fila. 20)CTRL + ") o 0" =>Permite ocultar una columna. 21)CTRL + SHIFT + (=>Permite mostrar la columna. 22)CTRL + SIGNO "-" =>Activa la ventana de eliminar celdas. 23)CTRL + SIGNO "+" =>Activa la ventana de insertar celdas. 24)CTRL + SIGNO "< o ," =>Muestra la fecha actual del sistema. 25)CTRL + SHIFT +"> o ." =>Muestra la hora actual del sistema. 26)CTRL + F5 =>Permite restaurar el libro. 27)CTRL + F7 =>Permite mover un libro mediante el teclado. 28)CTRL + F8 =>Permite cambiar el tamaño del libro mediante el teclado. 29)CTRL + F9 =>Permite minimizar el libro. 30)CTRL + F10 =>Permite maximinzar el libro. 31)CTRL + G =>Activa la ventana de guardar como. 32)CTRL + A =>Activa la ventana de abrir archivos existentes. 33)CTRL + U =>Permite incrementar un libro 34)CTRL + F4 =>Permite cerrar los libros abiertos. 35)CTRL + F2 =>Activa la ventana de imprimir libros. 36)CTRL + D =>Copia celda hacia la derecha. 37)CTRL + J =>Copia celda hacia bajo. 38)ALT + ENTER =>Permite insertar lineas en una celda. 39)CTRL + E + DELETE =>Selecciona todo el libro y elimina todo. 40)SHIFT + F11 =>Permite incrementar hoja de cálculo. 41)SHIFT + F10 =>Activa el Menú contextual de la celda. 42)SHIFT + F4 =>Mueve la celda hacia la derecha. 43)SHIFT + F3 =>Activa la ventana de Insertar función 44)CTRL + F1 =>Oculta o muestra la cinta de opciones. 45)CTRL + I =>Activa la ventana de Ir a: 46)CTRL + B =>Activa la ventana de Buscar y reemplazar. ============================================================================================================================================